Cuando esté organizando una actividad y se encuentre en el proceso de búsqueda del lugar es muy importante definir el tipo de necesidades que tendrá, en especial en lo que respecta a la cantidad de público que espera, así como el tipo de actividades a desarrollar para precisamente poder contratar el lugar idóneo. Es importante considerar que el público que se tendrá necesita un espacio mínimo para moverse con soltura y comodidad.
Cuando está considerando realizar actividades de tipo académico puede emplear el montaje tipo escuela; este contiene como parte de su escenografía una tarima con mesa principal y frente a esta, mesas rectangulares con capacidad para alrededor de cuatro a seis personas, se dejan espacios entre cada mesa para que las personas puedan caminar sin problema.
El beneficio de este montaje es que las personas pueden colocar material de apoyo o aparatos tecnológicos en la mesa, además favorece el tomar nota. Sin embargo, solo se puede utilizar cuando la capacidad en los salones lo permita, pues ocupa mayor espacio.
El tipo auditorio
Se usa cuando tenemos audiencias muy grandes como por ejemplo en actividades académicas, asambleas, reuniones de funcionarios, asociaciones, entre otros. Se estila contar con una mesa principal y frente a esta, se colocan sillas en hileras para alrededor de seis a ocho personas, según el espacio del salón y en medio de cada hilera de sillas, pasillos para que las personas se movilicen.
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